Nuestra vida cotidiana y laboral se desliza casi siempre entre reuniones, ya sean de trabajo o de ocio entre amigos. Y es que el hombre y la mujer somos animales sociales. Claro que, a veces, se sobrepasan los límites de esta sociabilidad y las reuniones se convierten en una pesadilla. No hay resultados en ellas, se sale de una y se entra en otra sin tener el tiempo preciso de digerir los comentarios y hacer una síntesis y sin la capacidad de llegar por uno mismo a una objetividad placentera, fuera de lo emotivo que es lo espontáneo que deforma el curso de tantas reuniones.
- Y siempre andamos con la prisa como compañera y mala consejera.
Quizá es por esta realidad, que me solicitaron como especialista en Comunicación Integral, el dar un Curso dirigido a ejecutivos de nivel sobre “La Conducción de Reuniones”. Y la verdad, a primera vista, no era fácil el encargo porque se trataba de un tema del que parecía que se había dicho todo y en el que entraban enormes puntos de vista subjetivos, ya fueran personales o de estilo empresarial. Pero, de repente, vi una luz encendida. Si el análisis de procesos funcionaba para el control de calidad de la producción y en el área de los servicios, ¿por qué no iba a funcionar en Comunicación?
Busqué literatura y no existía nada. La Sistémica o el análisis de procesos había sido utilizado en Telecomunicación pero no en Comunicación pura. Así que había que inventarse la metodología.

La conclusión fue el éxito del Curso y mi decisión de escribirlo en forma de libro para que fueran muchos más, los ejecutivos que se beneficiaran de este estudio.
Y es que si nos paramos a reflexionarlo, los procesos que constituyen una Reunión son tres: - convocatoria
- moderación
- y conclusión
- o Acta de la Reunión, si la hay.

Se trata entonces de analizar detenidamente cada uno de estos procesos en función de unos objetivos predeterminados, en base a una metodología de departamento y a un estilo empresarial. Pues no hay que olvidar que una empresa, desde el punto de vista de la Sistémica, es un sistema que está compuesto por estructuras distintas (los departamentos o secciones) y cada una de ellas lo está por conjuntos (ya sean personas o despachos o equipos con sus elementos correspondientes como unidades individuales).
La Sistémica nace inspirada por Ludwig von Bertalanffy que crea la “Teoría general de los Sistemas” (1947) que unas décadas más tarde alumbró como base teórica el análisis de procesos como aplicación práctica empresarial.
La Sistémica estuvo precedida por el Estructuralismo (años 20 del pasado siglo) y éste por la teoría de conjuntos. Cada una de estas filosofías se aplicó a áreas concretas. El estructuralismo revolucionó la Lingüística de la mano de Ferdinand de Saussure o la Antropología con Claude Lévi-Strauss o la Psicología con Jean Piaget o el análisis literario con Roland Barthes y el estudio de la Filososfía con Michel Foucault. Y más tarde, Lacan lo aplicaría al Psicoanálisis. Y algunos comentaristas o críticos de Arte, entre los que me enccuentro, lo aplicamos al estudio de la obra de Arte como proceso*.

La convocatoria
La convocatoria es determinante en una Reunión porque si está mal hecha puede echar a perder todo el trabajo. Los fines y el contexto determinarán el sistema: si habrá de ser con carta normal o certificada, si a través de burofax que tiene validez judicial o a través de notario en casos graves o simplemente es suficiente con descolgar el teléfono. Pero si ésta última es la opción elegida, hay que asumir las consecuencias o advertir al receptor convocado sobre la ejecutiva inmediata o no de las conclusiones. En definitiva, que si bien los objetivos son los últimos en obtener, éstos deben estar siempre presentes a la hora de elegir la metodología. Y luego, habrá que decidir a quién convocamos y en esta decisión, deberemos sumar o restar dos conceptos: personas y rol. No olvidemos que los individuos se representan a ellos mismos y por su trabajo pueden representar una institución o los intereses de su cargo.

La moderación
Bueno, la moderación se nutre de muchos conceptos: algunos de Psicología que son fundamentales y otros de teoría de la Comunicación Empresarial, porque desde luego no es lo mismo una reunión interna en una empresa, que externa a la que acudan gente del sector o prensa. Y si es interna, se da la comunicación en red, típica de toda comunicación empresarial y en ella es indispensable localizar a los líderes y analizar su papel y sus convicciones y si es posible... seducirlos con antelación.
Bueno, no pienso hacerles el Curso en esta líneas que espero sean seductoras. Y es que, en realidad, era el único objetivo: seducirles.
- ¡Felices Reuniones!



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